طريقة تحليل نظم المعلومات

• يرتبط تحليل النظم بشكل مباشر ويقوم بالعمليات الخاصة بتنظيم المعلومات الموجودة داخل أي نظام حيث يعمل على ترتيبها إلى مجموعات وعناصر معينة، يسهل التعامل معها واستخدامها بطريقة مبسطة وجيدة، ويقوم أيضًا بحفظ المعلومات الخاصة بالصادرات والواردات الخاصة بالشركة أو المؤسسة، ثم يتم تحليل النظام لمعرفة المشكلات الموجودة به وتجنبها في النظام الجديد.
  

  مراحل تحليل وتصميم النظم

  هناك العديد من المراحل التي من الضروري على أي شركة تريد أن تتبع تحليل وتصميم النظم من الضروري اتباع الآتي:

  • تقوم الشركة في تحديد كشف المتطلبات الخاصة بها من المعلومات والنظم حتى يستطيع المحلل لتنفيذ دراسة الخاصة بالشركة وعمل تحليل لكافة وجميع البيانات التي تم تجميعها ومتطلبات المعلومات.
  • ثم يقوم المحلل بجمع كل المعلومات وتحديد النقاط الهامة بها لعمل تحليل النظام الذي هو عبارة عن تصوير مصغر لطريقة التصميم الذي يريد إنشائها يكون مجمع في تلك النقاط حتى يسهل عليه عمل تحليل وتنظيم المعلومات الخاصة بالشركة.
  • الخطوة التالية يتم عمل دراسة خاصة بنظام الحالي في المؤسسة ثم يقوم المحلل بجرد كافة المشكلات التي واجهت ذلك النظام حتى يستطيع عمل نظام جديد خالي من هذه المشكلات والأسباب التي أدت لها.
  • يتم حصر جميع المعلومات والحقائق التي لها صلة بالنظام المراد تصميم من مستندات وأوراق هامة وكتب ومعلومات خاصة بالأفراد العاملين في المنشأة.
  • بعد ذلك يقوم المحلل بمراجعة كافة المعلومات بدقة تامة ومسح أي نظام سابق بهذه المرحلة، حتى يسهل جمع كافة البيانات السابقة ووضعها على النظام الجديد بعد تصميمها وتحليلها.
  • بعد ذلك يتم عمل تحليل لكافة الأنشطة التي لها علاقة بأي معلومة خاصة بالمنشأة لرصد كافة الصادرات والواردات اللازمة لتصميم نظام وتحليلها حتى يقوم المحلل على دراية بكافة المعلومات الخاصة بالمنشأة لتصميم نظام قوي يضم كافة البيانات.
  • وفي المرحلة الأخيرة يقوم المحلل بعمل نظام دقيق يجمع في كافة المعلومات الخاصة بالمنشأة بالوصف العميق والتحليل المبسط.
    

    خطوات تحليل وتنظيم النظم

    1- النظام العام

    يعرف هذا النظام بذلك الاسم لأنه يقوم بجمع كافة المعلومات والبيانات والأهداف الخاصة بالمؤسسة بشكل عام والأفكار تكون مجمعة في عدة نقاط ومن بينهما ما يلي:

     تصميم المخرجات

    • وذلك الجزء من النظام هو المسؤول عن جميع المعلومات الخاصة بالصادرات الخاصة بالشركة والمتطلبات التي تستفاد منها الشركة أو المنشأة.

     تصميم المدخلات

    • وهو جزء مهم من النظام يعمل على ضم البيانات المراد وضعها داخل نظام الشركة ودمجها وفيها جزء مخصص لعمل استمارات تعطي فرصة يأخذ البيانات المتاحة عملية الإدخال.

     تصميم المعالجة

    • وهي عبارة عن مجموعة من الإجراءات الهامة التي تحدث للبيانات الخاصة بالشركة حيث تتمثل في عدت نقاط تم تقسيمهم إلى المعلومات وتنظيمها وكشفت الصادرات والواردات الخاصة بالمؤسسة أو الشركة مع مراعاة الحرص على تحقيق الرضا بين الطرفين والحفاظ على المعلومات الخاصة بهم.

     تصميم قاعدة بيانات

    • تلك المرحلة هي من المراحل الهامة في تحليل وتصميم النظم وهي عبارة عن وضع جميع البيانات الخاصة بالمؤسسة على أجهزة الحاسب الخاصة بالشركة مع وضع أشرطة ونماذج للطباعة.

    2-التصميم المادي

    وهذه الخطوة أهمية كبيرة في تحديد وتصميم النظام حيث تقوم بمعرفة المواصفات الخاصة بالأجهزة والبرمجيات والنظم التي تحتاجها وتشمل هذه المرحلة في النقاط التالية:

    اقرأ أيضًا: موضوع عن تكنولوجيا المعلومات

    التصميم الفيزيائي للمخرجات

    • ويعمل ذلك التصميم على تحديد أنواع المعلومات والتقارير المطلوب توافرها بالإضافة إلى المعلومات المطلوب إظهارها وأشكال الطباعة الخاصة بها ومن الضروري أن يتم توفير كافة المعلومات حول تصميم نماذج أولية للمخرجات الطباعية.

    التصميم المادي للبيانات

    • وتأتي ذلك الخطوة لتعمل على تحديد ما يتناسب مع المعلومات الخاصة بالمؤسسة وحجم البرمجيات وتنفيذها والسعة الاستيعابية مع وضع طرق لحفظ هذه التسجيلات وهذه الخطوة مهمة جدًا، وعمل أساليب يقوم بالتحديث استرجاع كافة المعلومات بطريقة مستمرة.

    تصميم عمليات المعالجة

    • وذلك الجزء من النظام يقصد به الحرص والحذر الشديد في اختيار برنامج التشغيل ف وتصميم النظام وإدارة القواعد الخاصة بالبيانات ومن الضروري الاهتمام بنوعية المعالجة الخاصة بالمعلومات حتى تستطيع أن تتماشى مع جميع المتطلبات الخاصة بالشركة والأهداف التي تحققها النظام.

    التصميم المادي للمدخلات

    • تلك المرحلة هي الخاصة تصميم نماذج الإدخال وكل الأساليب المخصصة في تسجيل البيانات الخاصة بالمؤسسة وتقوم أيضًا إضافة جميع البيانات المادية ثم تقوم بدمج جميع النماذج والمعلومات.
    • وتلك المرحلة تحتاج أيضًا إلى تصميم لجميع البيانات التي يتم إدخالها إلى نظام وتقديمها حسب نوعيتها مع عمل تأمين قوي على كافة الوسائل وجميع الرسائل الخاصة بعمليات الإدخال.
    • وبعد شرح النقاط السابقة تجد أن مراحل تحميل وتصميم النظام هو عبارة عن عمل دراسة بشكل دقيق ومفصل تقوم بالتعرف على النظام القديم وكافة المشاكل الموجودة به حتى تستطيع تطوير نظام حديث يتخطى تلك المشاكل حتى يسهل عليك المعاملة مع كافة البيانات بمنتهي السهولة والحرفية.